แนวความคิดเกี่ยวกับการพัฒนาองค์กร (Organizational Development) ตอนที่ ๑ นายสมบัติ ถาวร

แนวความคิดเกี่ยวกับการพัฒนาองค์การ (Organizational Development)

1. ความจำเป็นของการจะต้องมีปรับปรุงหรือพัฒนาองค์การ (Need for Improvement)
1) ตัวเร่งทางธุรกิจของการพัฒนาองค์การ ได้แก่ ผู้บริโภคหรือลูกค้า (Customers) ซึ่งมีความต้องการที่ไม่เหมือนกัน เมื่อลูกค้าพร้อมจะจ่ายเมื่อเขาต้องการบริการหรือผลิตภัณฑ์ตัวใหม่ ผู้บริหารและผู้นำองค์การต้องคิดว่าธุรกิจของตนยังสามารถให้บริการที่ตรงกับความต้องการที่ลูกค้าปรารถนาได้หรือไม่ มิฉะนั้น ก็ต้องแก้ไขหรือปรับปรุงองค์การของตน
2) สภาวะการณ์ที่มีคู่แข่งหรือมีการแข่งขันเกิดขึ้น กลวิธีในการดำเนินธุรกิจที่ดีและใหม่กว่า ย่อมถูกนำมาใช้ให้ตรงกับความต้องการของผู้บริโภค องค์กรธุรกิจควรปรับเปลี่ยนวิธีการของตนให้พร้อมรับกับเหตุการณ์ และสามารถแข่งขันได้ทุกเมื่อ
3) เหตุการณ์ในโลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นรสนิยมของผู้บริโภค เทคโนโลยีหรือรูปแบบของการสื่อสารซึ่งเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี่สารสนเทศ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยี่สื่อสารโทรคมนาคม รวมไปถึงเทคโนโลยี่การผลิตและปฏิบัติการ (Production and Operations Technology) และเทคโนโลยี่การบริหารงาน (Management Technology) และสภาวะของโลกยุคโลกาภิวัตน์ (Globalization) ที่กำลังไปสู่ยุคสังคมฐานความรู้ (Knowledge-based Society) ทำให้ผู้นำขององค์การต้องใช้แนวคิด หลักการและวิธีการในการบริหารจัดการที่จะสามารถนำมาซึ่งประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด การพัฒนาและปรับปรุงประเด็นต่างๆ เหล่านี้มักจะมีผลเชื่อมโยงถึงกันอย่างใกล้ชิดและฉับพลัน และมีผลทำให้มุมมองของผู้บริหารและผู้นำในการจัดการองค์การต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย

2. กระบวนการเปลี่ยนแปลงขององค์การ
การพัฒนาองค์การ ถือว่าเป็นโครงการที่สร้างการเปลี่ยนแปลงให้กับพนักงานและองค์การซึ่งอาจจะส่งผลกระทบต่ออนาคตขององค์การ และสภาพแวดล้อมภายนอก เนื่องจากการพัฒนาองค์การ จะมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงทั้งในด้านของผู้ถูกกระทำและผู้แสดงปฏิกิริยาตอบสนองรวมถึงผู้สร้างการเปลี่ยนแปลงต่อระบบสังคม
การเปลี่ยนแปลงองค์การ (Organization Change) เป็นกระบวนการสร้างการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์การ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์การหรือพยายามปรับองค์การให้ก้าวหน้า โดยอาศัยการวิเคราะห์ปัญหา การวางแผนและการจัดการสร้างวัฒนธรรมองค์การอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่กระบวนการเปลี่ยนแปลงองค์การจะใช้เทคนิคทางพฤติกรรมศาสตร์ สังคมวิทยา และการวิจัยเชิงปฏิบัติการเพื่อกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงภายในองค์การ ในทิศทางที่ต้องการและระดับที่เหมาะสม
องค์การในยุคโลกาภิวัตน์กำลังแสวงหาประสิทธิภาพของงานและความมีอิสระของมนุษย์เพิ่มด้วยการเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับงานระหว่างกัน มีบรรยากาศของการไว้เนื้อเชื่อใจกันมากขึ้น กล้าเสี่ยงในการทำงาน และมีความรู้สึกมั่นใจในอันที่จะนำมาซึ่งความสำเร็จของงานอย่างมีประสิทธิภาพในกระบวนการเปลี่ยนแปลงขององค์การอาจจะพบกับการเสี่ยง ความไม่มั่นคง การท้าทาย ความกลัวการสูญเสีย เพื่อจะเผชิญกับสิ่งต่างๆ เหล่านั้นจำเป็นจะต้องมีความรู้ ทักษะ ค่านิยมและต้องรู้สิ่งที่จะต้องดำเนินการอย่างมีแผนในกระบวนการเปลี่ยนแปลงหรือระบบของการพัฒนาองค์การ และอย่างน้อยต้องคำนึงถึงหลักทั่วๆ ไป 5 ประการ ดังต่อไปนี้
• การเพิ่มพูนความรู้ ความคิด ประสบการณ์ อันจะเป็นประโยชน์แก่การทำงานร่วมกัน
• ทักษะ: แนวทางใหม่ๆ ที่สอดคล้องกับพฤติกรรมในทางปฏิบัติงานร่วมกัน
• ทัศนคติ: ยอมรับความรู้สึกใหม่ๆ อันจะมีส่วนร่วมให้งานระหว่างบุคคลสำเร็จ
• ค่านิยม: การยอมรับค่านิยม ความเชื่อ ข้อมูล ร่วมกับบุคคลอื่นๆ ในองค์การ
• ยุทธศาสตร์และการบริหารเชิงกลยุทธ์

นอกจากนั้น ยังมีคำถามต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเปลี่ยนแปลงในการพัฒนาองค์การด้านอื่นๆ อีก เช่น ใครจะเป็นผู้บริหารเปลี่ยนแปลง การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ตลอดจนบรรยากาศของการเปลี่ยนแปลงจะเป็นอย่างไร
ผู้บริหารได้ค้นพบว่า การพัฒนาองค์การจะเกี่ยวข้องกับระบบองค์การทั้งหมดและเกี่ยวข้องกับความพยายามในการเปลี่ยนแปลงอย่างมีแบบแผนทั่วทั้งองค์การ เพื่อต่อสู้กับสภาพปัญหาต่างๆ ขององค์การผู้บริหารจะไม่สามารถแก้ปัญหาเพียงส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์การ จำเป็นต้องกำหนดเป็นแผนระยะยาว และต้องมีกลยุทธ์ในการพัฒนาบรรยากาศขององค์การ
ในโลกยุคโลกาภิวัตน์ การเปลี่ยนแปลงจะมีความไว หรือ ความเร็ว (Rapidly Change) เข้ามาเกี่ยวข้องมากยิ่งขึ้น เนื่องจากผลการปฏิวัติระบบเทคโลโลยีสารสนเทศ การสื่อสารไร้พรมแดน และโทรคมนาคม การเคลื่อนไหวของข้อมูลข่าวสาร ความรู้ เทคโนโลยี ทัศนคติ ค่านิยม ความเชื่อ มีการไหลจากแหล่งที่มีความมั่งคั่ง เจริญงอกงาม หรือแหล่งที่มีความแข็งแกร่งของวิทยาศาสตร์เทคโนโลยี เศรษฐกิจเจริญก้าวหน้า หรือประเทศร่ำรวย ไปสู่ประเทศด้อยพัฒนา โดยถือว่าเป็นการจำยอมที่จะต้องเปลี่ยนแปลงและรองรับเทคโนโลยีใหม่ๆ แต่หากสถานภาพการพัฒนาคน การศึกษา สังคม และการเศรษฐกิจไม่ก้าวหน้าหรือตามไม่ทัน ย่อมทำให้ช่องว่างระหว่างความร่ำรวยกับความยากจนเพิ่มสูงมากขึ้น รวมทั้งปัญหาทางสังคมก็จะเกิดขึ้นมากตามมาด้วย

3. แนวคิดและทฤษฎีการปรับปรุงและพัฒนาการบริหารจัดการองค์การ
แนวคิดและทฤษฎีการปรับปรุงและพัฒนาการบริหารจัดการองค์การ ที่สำคัญๆ พอสรุปได้ดังนี้
1) แนวคิดที่เน้นกระบวนการพัฒนาองค์การให้กลับสู่สภาพใหม่ที่เหมือนเดิมหรือดีกว่าเดิม โดยมุ่งความกล้าไปที่การยอมรับการเปลี่ยนแปลง การริเริ่มวิธีการหรือกระบวนการที่เป็นการเผชิญหน้ากับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น และการใช้เครื่องมือในการแทรกแซง (Intervention) เพื่อให้องค์การมีความแข็งแกร่ง มีความสามารถในการแก้ไขปัญหา และเพิ่มพูนทักษะในการสร้างสภาวะใหม่ให้กับองค์การ แม็กกิลล์ (McGill, 1977) ได้กล่าวว่า การพัฒนาองค์การหมายถึง กระบวนการวางแผนที่มุ่งจะพัฒนาความสามารถขององค์การเพื่อให้สามารถที่จะบรรลุและธำรงไว้ซึ่งระดับการปฏิบัติงานที่พอใจที่สุด โดยสามารถวัดได้ในเชิงของประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และความเจริญเติบโตขององค์การ
2) แนวคิดที่เน้นการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์การ เป็นความพยายามที่จะทำให้เกิดมีการปรับปรุงองค์การในทั้งสองระบบ กล่าวคือ ระบบที่ไม่เป็นทางการที่เกี่ยวข้องกับการรับรู้ ทัศนคติ ความรู้สึกค่านิยม ความเชื่อ การปฏิสัมพันธ์อย่างไม่เป็นทางการ และบรรทัดฐานของกลุ่มหรือองค์กร ส่วนลักษณะที่เป็นทางการจะเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดที่มีการประกาศอย่างเป็นทางการและเปิดเผย ไม่ว่าจะเป็นวิสัยทัศน์ วัตถุประสงค์ โครงสร้าง นโยบาย แนวทางปฏิบัติ เทคโนโลยี ผลผลิต และทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร การปรับปรุงองค์การตามแนวทางนี้มุ่งเน้นที่วัฒนธรรมและค่านิยมต่างๆ เพราะสิ่งเหล่านี้จะมีผลต่อการปรับปรุงองค์การอย่างแท้จริง ไม่เพียงแต่จะเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง ระบบ ตำแหน่ง สิทธิ และสวัสดิการดังที่เราเห็นในการปรับปรุงองค์การโดยทั่วไปเท่านั้น เบนนิส (Bennis, 1969) ศาสตราจารย์ทางด้านวิทยาการจัดการด้านจิตวิทยาและทางด้านพฤติกรรมศาสตร์ได้กล่าวว่า การพัฒนาองค์การหมายถึงการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง และเป็นยุทธศาสตร์ของการศึกษาที่สลับซับซ้อน ที่มุ่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางด้านความเชื่อ ทัศนคติ ค่านิยม และโครงสร้างขององค์การ เพื่อทำให้องค์การสามารถปรับตัวได้อย่างสอดคล้องกับสภาวะแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว เช่น วิทยาการ เทคโนโลยีสมัยใหม่ การตลาด และสิ่งท้าทายใหม่ๆ และเบคฮาร์ด (Beckhard, 1969) นักวิชาการชาวสหรัฐอเมริกา ก็ได้กล่าวว่าการพัฒนา องค์การ คือ “ความพยายามในการเปลี่ยนแปลงอย่างมีแผน ที่มุ่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งระบบ เช่น การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรม ค่านิยม หรือระบบการให้ค่าตอบแทน เป็นต้น โดยเริ่มจากฝ่ายบริหารระดับสูงลงมาเพื่อเพิ่มความมีประสิทธิภาพและความเจริญเติบโตขององค์การ” โดยเขาเน้นให้เห็นว่า การพัฒนาองค์การนั้นแตกต่างจากการพัฒนาการบริหาร และการฝึกอบรม
3) แนวคิดที่เน้นกระบวนการปรับปรุงประสิทธิผลขององค์กร โดยอาศัยการวิจัยเชิงแก้ ปัญหาเป็นแม่แบบซึ่งมีลักษณะเป็นกระบวนการแก้ปัญหาอย่างมีระบบเชิงวิทยาศาสตร์ ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
• การวิเคราะห์ปัญหาเบื้องต้นขององค์กร
• การเก็บรวบรวมข้อมูลจากองค์กร
• การป้อนข้อมูลย้อนกลับให้กับองค์กร
• สำรวจปัญหาขององค์กรจากข้อมูลที่ได้รับทั้งหมด
• วางแผนปฏิบัติการ ติดตาม ควบคุมและประเมินผลการปฏิบัติการนั้นๆ และ
• ลงมือปฏิบัติการเพื่อแก้ไขปัญหาตามแผนงานที่กำหนดไว้

เชอปาร์ด (Shepard, 1958) นักพฤติกรรมศาสตร์และนักวิจัยบริษัท เอสโซ่ สแตนดาร์ดออยล์ จำกัด ได้ให้ความหมาย การพัฒนาองค์การ ว่าหมายถึง “การปรับปรุงประสิทธิผลขององค์การโดยใช้การวิจัยเชิงแก้ปัญหาเป็นแม่แบบ” ซึ่งถือเป็นกระบวนการค้นคว้าหาความจริง หรือกระบวนการการแก้ปัญหาอย่างมีระบบเชิงวิทยาศาสตร์เป็นขั้นเป็นตอน โดยใช้การฝึกอบรมในห้องปฏิบัติการเป็นที่มาทางหนึ่งของการพัฒนาองค์การ
พอร์ราส และโรเบิร์ตสัน (Porras and Robertson, 1992) ได้กล่าวไว้ว่า การพัฒนาองค์การ หมายถึง “กลุ่มของทฤษฎีกลยุทธ์และเทคนิคทางพฤติกรรมศาสตร์ ที่จะเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นกับองค์การ โดยมีวัตถุประสงค์ที่จะเพิ่มศักยภาพในการทำงานของพนักงานแต่ละคน ซึ่งจะส่งผลถึงการพัฒนาหน่วยงานและความสามารถขององค์การโดยรวม
4) แนวคิดการบริหารจัดการตามทฤษฎี POSDCoRB ซึ่งเป็นแนวความคิดของ Gulick และ Urwick (Gulick and Urwick, 1937) ที่เน้นว่าบทบาทของผู้จัดการของทุกองค์กรต้องคำนึงถึงประเด็นข้างล่างนี้เพื่อทำให้องค์กรของตนก้าวหน้าไปได้อย่างต่อเนื่อง แนวคิดนี้มีองค์ประกอบดังนี้
P (Planning) การวางแผนสิ่งที่จะดำเนินการรวมทั้งวิธีการที่จะทำให้สัมฤทธิ์ผลเพื่อบรรลุถึงสิ่งที่ตั้งไว้
O (Organizing) การจัดตั้งโครงสร้างอำนาจการบริหารจัดการขององค์การเพื่อจะแบ่งย่อยบทบาทหน้าที่ออกไปได้โดยไม่ซ้ำซ้อนกันและสามารถดำเนินการไปได้อย่างคล่องตัว
S (Staffing) เป็นขบวนการสรรหา จัดจ้าง ฝึกอบรมและมอบหมายอำนาจหน้าที่ตามโครงสร้างที่จัดตั้งขึ้นมาให้กับบุคลากรเพื่อดำเนินงานตามที่กำหนด
D (Directing) เป็นการอำนายการให้ภารกิจที่ตกลงกันเป็นไปได้อย่างราบรื่น โดยอาจจะมีออกคำสั่งหรือชี้แนะตามบทบาทของคนที่เป็นหัวหน้าในองค์กร
Co (Coordinating) เป็นการประสานให้หน่วยงานภายในองค์กรร่วมกันทำงานด้วยวิธีการต่างๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนด
R (Reporting) เป็นการติดตามการดำเนินงานของฝ่ายและองค์กรภายในต่างๆ และผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อให้ทราบผลการดำเนินการภายในองค์กรตลอดเวลาเพื่อจะได้ประสานงานและดำเนินงานด้วยกันได้ดียิ่งขึ้น
B (Budgeting) เป็นการจัดตั้งหรือกำหนดงบประมาณรายรับรายจ่ายและการจัดทำรายงานค่าใช้จ่าย รวมทั้งรายรับที่ได้ เพื่อควบคุมดูแลและใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5) แนวคิดการบริหารองค์การแบบ TQM (Total Quality Management) หรือ การบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์กร ซึ่งมีลักษณะที่สำคัญอยู่ 3 ประการคือ
• Total หมายถึงวิธีการนี้จะเกี่ยวข้องกับแต่ละส่วนต่อไปนี้ทั้งหมด คือ องค์กร ซัพพลายเชน (Supply Chain) และวัฏจักรชีวิตผลิตภัณฑ์ (Product Life Cycle)
• Quality หมายถึงคุณภาพซึ่งอาจจะมีรายละเอียดหลายอย่างประกอบ
• Management ซึ่งหมายถึงระบบการจัดการที่จะประกอบด้วยขั้นตอนอย่างเช่น วางแผน จัด องค์กร ควบคุมดูแล ชี้นำ จัดหาเจ้าหน้าที่ จัดหาวัสดุอุปกรณ์
ไอเอสโอ (ISO) อธิบายว่า TQM เป็นวิธีการบริหารจัดการองค์การที่เน้นด้านคุณภาพและดำเนินการโดยอาศัยความร่วมมือจากสมาชิกทุกคนในการที่จะสนองต่อความพอใจของลูกค้าและผลประโยชน์ของสมาชิกทุกคนขององค์กรและเพื่อเป็นประโยชน์ของสังคมโดยรวม
ในญี่ปุ่น เมื่อมีการใช้ TQM จะมีกระบวนการ 4 ขั้นตอนต่อไปนี้ควบคู่ไปด้วย กล่าวคือ
5.1) Kaizen ซึ่งเน้น “การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง” เพื่อให้กระบวนการเห็นได้ ทำซ้ำได้และวัดได้
5.2) Atarimae Hinshitsu ซึ่งอธิบายว่า “สิ่งต่างๆ จะทำงานตามที่กำหนดไว้ให้แล้ว” เช่น ปากกาจะใช้เขียน
5.3) Kansei ซึ่งอธิบายว่า หากมีการตรวจสอบว่าผู้บริโภคใช้ผลิตภัณฑ์ต่างๆ อย่างไร จะทำให้รู้จักปรับปรุงผลิตภัณฑ์นั้นๆ ได้ และ
5.4) Miryokuteki Hinshitsu ที่อธิบายว่าผลิตภัณฑ์หนึ่งๆ ควรมีแง่มุมด้านความสวยงามด้วย “ผู้เขียนจะใช้ปากกาด้ามหนึ่งเขียนก็ต่อเมื่อมันดูสวยงามดี”
ตามหลักการนี้ องค์กรจะกำหนดมาตรฐานทางคุณภาพในการดำเนินการด้านต่างๆ ของตนขึ้นมาก่อน หลังจากนั้นก็จะมีการปรับปรุงงานของตัวเองให้ได้มาตรฐานตามที่กำหนดไว้เหล่านั้น
6) 4 M’s เป็นแนวคิดที่ถือว่าปัจจัยที่มีความสำคัญต่อการบริหารจัดการองค์การมี 4 อย่าง คือ Man (คน หรือกำลังคน Materials (วัสดุอุปกรณ์และเครื่องมือต่างๆ) Money (เงินทุน) และ Management (การบริหารจัดการองค์กรซึ่งมีทั้งส่วนที่อยู่ภายในและภายนอกองค์กร)
7) การพัฒนาทีมงานเป็นขั้นๆ (Stages of Team Development) ตามแบบของ ทัคแมน (Tuckman, 1965) ซึ่งมีดังนี้

ทัคแมน กล่าวว่า อาจจะใช้ “ขั้นตอนการพัฒนาทีมงาน”เพื่อการวิเคราะห์ปัจจัยหรือปัญหาที่เป็นอุปสรรคต่อการสร้างและพัฒนากลุ่มขนาดเล็กๆ แนวคิดแบบนี้จะอธิบายว่าองค์การหนึ่งๆ จะพัฒนาการอย่างต่อเนื่องไปได้อย่างไร

8) การวิเคราะห์ SWOT (SWOT Analysis)
กลยุทธ์เป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นสำหรับองค์การเพราะองค์การจะใช้กลยุทธ์ในการทำงานเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของตน โดยกลยุทธ์ของแต่ละองค์การจะถูกกำหนดตามธรรมชาติและลักษณะขององค์การนั้นๆ ทั้งนี้ด้วยเหตุว่า เพื่อจะกำหนดกลยุทธ์ได้นั้นองค์การต้องรู้สถานภาพหรือสภาวะของของตนเสียก่อน ดังนั้น องค์การจะต้องมีกระบวนการกำหนดกลยุทธ์ที่เหมาะสม วิธีการและเทคนิคในการวิเคราะห์สภาวะขององค์การและกระบวนการกำหนดกลยุทธ์อาจจะมีหลายวิธีด้วยกัน หนึ่งในวิธีการเหล่านี้ คือกระบวนการวิเคราะห์ SWOT ซึ่งเป็นวิธีการที่รู้จักและใช้กันอย่างแพร่หลาย

การวิเคราะห์ SWOT
ปัจจัยสนับสนุนให้บรรลุ
วัตถุประสงค์ ปัจจัยขัดขวางมิให้บรรลุ
วัตถุประสงค์
ปัจจัยภายในที่จะเสริมให้ทำงานได้ดีหรือลักษณะเฉพาะ ขององค์การ
S – จุดแข็ง
W – จุดอ่อน
ปัจจัยภายนอกหรือสภาพแวดล้อมที่จะเสริมให้องค์การทำงานได้ดี
O – โอกาส
T – อุปสรรค

ภาพที่ 2.8 แสดงการวิเคราะห์ SWOT

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s